Progetto Sistema Informativo per la Didattica (S.I.D.)

Essendo l’università un sistema complesso con compiti delicati e d’importanza strategica per lo sviluppo culturale, economico e sociale del nostro paese, le problematiche relative ad una sua più efficiente ed efficace gestione hanno assunto, negli ultimi anni, una crescente rilevanza legata ad una serie di motivi:

-   la necessità di mantenere alti gli standard del sistema che prepara le risorse umane in un contesto di forte scambio e competizione nazionale ed internazionale;

-   le difficoltà economico-finanziarie che caratterizzano da alcuni anni il nostro Paese e che impongono alle Amministrazioni pubbliche di gestire i propri servizi secondo criteri di economicità;

-   i conseguenti meccanismi di erogazione delle risorse previsti dalle nuove normative che introducono una correlazione tra distribuzione delle risorse e risultati conseguiti;

-   le innovazioni introdotte dalla legislazione universitaria (diplomi, nuovi ordinamenti, budget d’Ateneo, ecc.), i cui effetti dovranno essere attentamente monitorati per una corretta programmazione futura;

-   il crescente peso dell’autonomia degli Atenei, che dovrà essere sostenuta e qualificata attraverso la definizione di strutture più snelle ed agili a cui, peraltro, corrisponda un processo di responsabilizzazione degli operatori universitari.

Lo sviluppo di tale processo implica la predisposizione di strumenti informativi decisionali che consenta la conoscenza del sistema sotto ogni aspetto, “produttivo”, amministrativo, finanziario, edilizio ed organizzativo; solo in questo modo sarà possibile operare scelte di gestione interna adeguate e finalizzate ad una corretta ripartizione delle risorse e ad un’efficace funzionalità dei servizi svolti che permetta un confronto competitivo con le altre realtà universitarie.

Lo stato attuale dell’informatizzazione dell’Università è caratterizzato da disomogeneità di banche dati ed incompatibilità hardware-software tra i vari settori amministrativo gestionali, cosa che rappresenta, senza alcun dubbio, un rilevante ostacolo alla gestione integrata dei molteplici processi d’Ateneo.

Superare tali difficoltà presenta elementi di complessità di tipo:

-        tecnologico: si tratta di adottare tecnologie innovative che, da un lato, consentano di creare basi di informazioni (o di integrare quelle esistenti) progettate per favorire la gestione e, dall’altro, per essere condivise dalle diverse ripartizioni amministrative, in modo coerente al provvedimento per l’organizzazione degli uffici e dei servizi centrali dell’Ateneo, approvato dal Consiglio d’Amministrazione in data 28/11/96;

-        organizzativo: occorre una ridefinizione logico-funzionale della struttura e la creazione di efficienti canali di comunicazione e di interazione tra settori con culture e “linguaggi” diversi;

-        comportamentale: occorre modificare gli atteggiamenti nei confronti della condivisione e dell’utilizzo di informazioni, superando sia il rigetto dei nuovi strumenti di lavoro e l’inerzia a modificare il lavoro gestionale basato su pratiche già acquisite, che le tradizionali barriere funzionali allo scambio di esperienze e conoscenze, sfruttando tutte le possibili sinergie che derivano da scelte coerenti sui diversi piani.

In questa prospettiva, il progetto propone un'integrazione tra dati, la cui gestione attualmente viene effettuata da uffici diversi che utilizzano, anche, procedure informatiche differenti.

  Obiettivi

L’obiettivo del progetto è quello di definire i componenti e le funzionalità di un sistema informatico integrato che consenta di gestire, in modo efficiente e cooperativo, i flussi informativi tra strutture periferiche (Segreterie di Facoltà) e centrali dell'Ateneo (Area Personale, Area Studenti, Ripartizione Finanziaria) nell'ambito di una chiara distinzione di ruoli e di responsabilità. Le informazioni continuamente aggiornate sulle risorse di docenza e finanziarie disponibili, sulla progressione delle carriere degli studenti, sull'utilizzo e sulla qualità dei servizi didattici erogati, rappresentano gli elementi di conoscenza indispensabili per la programmazione, gestione e valutazione delle attività didattiche.

Si intende, inoltre, avviare le Segreterie delle Presidenze di Facoltà all'utilizzo del sito Web, implementato dall'Ufficio per gli Studi di Valutazione e dal Centro di Calcolo, allo scopo di rendere disponibili e consultabili in rete le informazioni relative alla didattica che devono essere conosciute, analizzate e commentate dal corpo docente di ogni facoltà.

Il SID quale indispensabile strumento di gestione strategica

La realizzazione del Sistema Informativo per la Didattica rappresenta uno strumento   indispensabile per progettare e attuare l’intero processo di definizione del Fondo per il Finanziamento della Didattica (FFD), del suo riparto tra le Facoltà e della valutazione dei risultati conseguiti. Tale processo inizia dalla definizione, da parte degli Organi di Governo, in sede di predisposizione del bilancio preventivo, del FFD, delle fonti di finanziamento dello stesso e degli obiettivi strategici che si intendono perseguire. Occorre, poi, identificare e quantificare le spese necessarie (retribuzioni dei docenti e costi di funzionamento) e aggiuntive (supplenze, tutorato, servizi e strutture di supporto alla didattica) e procedere ad una ripartizione tra le Facoltà, in funzione dei corsi di formazione attivati. La definizione delle quote percentuali di risorse da parte degli Organi di Governo non può prescindere dalla considerazione di alcune informazioni:

a)      organico in servizio,

b)     numero di studenti coinvolti nelle diverse iniziative formative,

c)      risultati ottenuti,

d)     valore strategico dell’iniziativa,

e)      esigenze del mercato del lavoro.

Nell'ambito di tale processo, alle Facoltà spetta il compito di predisporre i seguenti documenti:

·       piano annuale delle attività didattiche, comprensivo di una stima dei costi  connessi;

·       relazione annuale di autovalutazione dei risultati conseguiti sulla base delle informazioni messe a loro disposizione dall’Ufficio per gli Studi di Valutazione.

·       documento di autovalutazione della qualità dei servizi offerti, con il coinvolgimento degli studenti, e di programmazione di nuove iniziative per l’A.A. successivo.

Il processo si conclude quando gli Organi di Governo, analizzati i documenti predisposti dalle Facoltà e gli indicatori forniti dall’Ufficio per gli Studi di Valutazione, provvedono al riparto del FFD.

L'attuazione di tale processo condurrebbe ad un aumento della trasparenza nell'allocazione delle risorse per le attività didattiche e produrrebbe una significativa responsabilizzazione delle Facoltà chiamate a predisporre piani didattici e relazioni di autovalutazione dei risultati conseguiti.

La disponibilità di un Sistema Informativo per la Didattica completo ed integrato si pone, inoltre, quale condizione indispensabile per l’erogazione del fondo integrativo per l’incentivazione delle attività didattiche dei docenti istituito dalla legge n.370/99.

  Modalità attuative e strutture coinvolte

Le esigenze di innovazione relative ai criteri e alle modalità gestionali dell'Ateneo e delle Facoltà non possono trovare una risposta organizzativa adeguata se non sfruttando i moderni strumenti di comunicazione e gestione dei flussi di lavoro.

Si tratta, quindi, di progettare e realizzare un sistema informatico che consenta di condividere i dati gestiti dalle diverse strutture dell'Ateneo e che permetta l’introduzione, l’aggiornamento e la disponibilità tempestiva delle informazioni, rispondendo alle esigenze informative sopra evidenziate.

L'Area del Personale gestisce le informazioni relative a:

a)      organico in servizio;

b)     afferenza del personale docente alle strutture di ricerca;

c)      integrazioni di organico dovute a posti messi a concorso;

d)     risorse finanziarie correlate ai costi per stipendi, supplenze, oneri accessori;

e)      dinamica dell'organico correlata ai pensionamenti, alle progressioni di carriera e alle conferme.

L'Area Studenti gestisce le informazioni relative agli studenti iscritti ai diversi percorsi formativi e alle loro progressioni di carriera.

La Ripartizione finanziaria coordina e controlla l'attribuzione e la gestione delle risorse finanziarie tra le strutture dell'Ateneo.

Le Segreterie di Facoltà rappresentano la fonte informativa in relazione all'organizzazione didattica dei percorsi formativi, all'utilizzo e alla qualità dei servizi didattici erogati.

L'Ufficio per gli Studi di Valutazione fornisce le analisi, i dati e gli indicatori prodotti dal NuV o dall’Osservatorio per la valutazione del sistema universitario che rappresentano  gli elementi oggettivi in base ai quali le decisioni devono essere prese.

Il Centro di Calcolo fornisce l'indispensabile supporto in relazione alla predisposizione e all'utilizzo dei necessari strumenti software ed hardware.

Il livello di informatizzazione dell'Ateneo è, attualmente, caratterizzato da incompatibilità hardware-software tra i database delle strutture sopra esposte e il grado di integrazione esistente si presenta estremamente ridotto.

Occorre, di conseguenza, implementare le procedure informatiche, creando un sistema di procedure gestionali disponibili in rete, in modo da consentire la condivisione e l'integrazione delle informazioni gestite da ogni struttura che dovrà farsi carico della gestione delle informazioni di propria competenza. L’analisi tecnica della soluzione che si prevede di adottare e informazioni dettagliate relative alla struttura della base dati da costruire sono esposte nell’allegato.